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麻辣水浒之Excel 2003

2006/8/8 22:56:01作者:   A+

第一回  小试牛刀,Excel让你挣1000存900
黑旋风李逵跟女朋友巧儿商量结婚的事,却因为没钱买房闹得不欢而散,便一个人跑到水泊梁山集团所属的西山酒店喝闷酒,恰被酒店的副经理孙二娘看到,问他怎么回事。李逵如此这般诉说了一番,哪知孙二娘却哈哈笑了起来:“兄弟,女孩子都想有一个稳定归宿,没有房子心里如何踏实?其实你一个月也不少挣,几年攒下来贷款买房绝不是问题。我教你用Excel做一个收入/支出明细表吧,节约着点,我保证你挣一千能存九百。”李逵大喜:“太感谢二嫂了,下次我一定多带客户来这里吃酒。”吃罢饭,孙二娘便用他老公办公室里的电脑一步一步教起李逵来。
第一步:启动Excel,打开如图1所示界面,可以看到它已经自动新建了一个文件。Excel中的文件(后缀为XLS)也称着工作簿,它是由一个或更多个工作表组成的,如图1所示,工作表又是由多个单元格构成。新建工作簿默认有三个工作表,点击下面工作表名称页签Sheet1、Sheet2、Sheet3可在不同工作表中切换。双击页签再输入新的字符,可以为工作表改名,这里先将Sheet1、Sheet2、Sheet3改成“收入”、“支出”、“总计”。
第二步:点击任意单元格就可以在里面输入文字或数据了。Excel里对单元格的命名类似于围棋,其中的行以数字(1,2,3...)表示,列以英文字母(A,B,C...)表示,如第1行第1列的那个单元格可称着A1,第3行第4列的那个可称着D3,其他以此类推。如图2所示,输入文字及数据。可以用手工方式改变列宽或行高,当光标移到行号或列号之间的分隔线时,会变成左右双箭头键,此时按下鼠标键拖动即可调整。
其中的表格标题是按以下方法制作的:标题文字应该大一些,可将第1行拉高。接着从单元格A1拖动鼠标到G1全选它们,再点击工具栏上“合并及居中”按钮,即可将所选单元格合并成一个,此时输入表格标题文字就可让它居中显示了。如果在工具栏上没有找到这个按钮,可单击工具栏右侧的扩展按钮找找看。接着通过工具栏上的字体、字号等格式按钮设置标题文字,操作与Word相似。
第三步:单击行号1选中该行,再按Ctrl+C键复制(会出现一个活动的虚线框),接着单击下面的“支出”页签切换到支出工作表,点选A1单元格,然后按Ctrl+V键粘贴,就可以把表格标题复制过来了。接下来如图3所示,在支出工作表中输入相应数据。
第四步:单击“总记”页签切换到总记工作表,如图4所示,输入数据。
第五步:近来水泊梁山的电源经常出问题,安全起见,还是先保存文件吧。点击“文件→保存”,在打开的保存对话框中输入文件名“李逵买房奋斗录”,点击“保存”按钮即可。
第六步:在收入工作表中,用鼠标从列号B拖动到列号E,使该表中除“日期”一列外,其他内容都选中,接着点击菜单“插入→名称→定义”,在弹出对话框中输入“收入”。同样,将支出工作表除“日期”列外的其他内容都定义为“支出”。切换到总计工作表中,点选B4单元格,输入“=SUM(收入)-SUM(支出)”(不含引号),计算本月的余额。英文等号“=”表示接下来输入的是Excel函数表达式(也称公式),SUM是加法函数,这里表示将“收入”列所有数值相加,整个表达式的含义就是用“收

”列之和减去“支出”列之和,剩下的自然是这个月的赢余了。在B6单元格中输入“=$B$4-$B$2”,表示用合计收入减去计划存款数,这样就能看出收入的钱数比计划存款多还是少。本实例中输入的“$B$4”、“$B$2”即是B4、B2的意思,加$是表示引用单元格绝对值。
第七步:以后只要输入收入、支出的实际情况,Excel会自动为你计算出实际收入及任务完成的情况。而且随着数据更新自动同步更新计算结果。
第八步:可以将工作簿加上密码,以防止别人看到你的隐私信息:在保存对话框中,单击右上角“工具”按钮,从弹出菜单中选择“常规选项”,然后根据内容提示输入不同级别的限制密码即可。
第二回  现学现卖,懒惰人自有懒惰招
自从李逵使用Excel收入/支出明细表后,果然一改以往大手大脚花钱的毛病。比如四月份的时候,有一次陪MM逛商场,忍痛给她买了一双500多元的靴子,回来打开Excel一算,未过半月已严重超支300多,赶紧采取补救措施:烟,戒半月,如有同事抽烟,就借机上前蹭一支;啤酒,由一天一瓶改为两天一瓶;上网泡坛子时间改为一周一次,节约若干电费及电话费;在午餐时刻恰到好处地去朋友家拜访等。几经努力,当月总算没有超支。
用了一段时间后,李逵觉得自己的电子表格应该更智能化一些:像啤酒这类有固定价格的商品,输入啤酒数量即可自动计算出总价来。
第一步:首先点击“插入→工作表”增加一个新工作表,将它命名为“常用商品报价”,并如图5所示输入常用商品的名称及单价。
第二步:切换到支出工作表中,右单击列号B(即“啤酒”一栏),再选择“插入”即可插入新的一列,原来的B列自动顺延成C列。如图6所示,在B2上输入“数量”,点选C3单元格,在英文状态下输入等号“=”,再点击B3单元格,此时会发现该单元格被一个活动的虚线框包围,不用管它,继续在英文状态下输入星号“*”(代表数学中的乘号),再单击下方“常用商品报价”页签切换到该工作表中,并点击该表中的C3单元格(即啤酒的单价2元),按下回车键,则B3单元格自动填充上公式“=B3*常用商品报价!C3”,将其改成“=$B3*常用商品报价!$C$3”。
第三步:点选C3单元格,然后拖动它右下角的小黑块(即填充柄)向下拖动直到总数显示为31(1个月的天数)。现在,不管是哪天买的啤酒,比如6号那天李逵买了10瓶啤酒,只要在6号那天的数量单元格中输入10,左侧相对应的单元格中就会自动显示出20来。其他商品皆可以此类推。
第三回  老鸟进阶,精打细算查月供
过了一段时间,李逵还真的攒下了不少钱,看着铺天盖地的房产广告不禁跃跃欲试,于是又找到了孙二娘,让她帮算一下不同利率、期限及本金的情况下,月供需要多少。孙二娘只好又打开Excel,帮他做了一个月供查询表。
第一步:如图7所示,在B1单元格中输入货款金额,在A4至A9单元格内输入还款年限,在B3至F3单元格内输入年还款利率。
第二步:选中B4单元格,输入“=PMT($B$3/12,$A$4*12,$B$1,0,0)”(不含引号),按下回车键,即为在该种情况下每月所还贷款数量。
第三步:选中B4单元格,用鼠标拖动其右下角的填充柄,向下拖动填充此列,接着向右拖动填充整个表格。然后修改其他单元格中的公式,比如B5单元格中要将A4改成A5,因为这里算的不是5年而是10年的期限了(=PMT($B$3/12,$A$5*12,$B$1,0,0));而C6单元格的前两个参数要改成C3和A6,因为算的是6%利率15年期限的月供了(=PMT($C$3/12,$A$6*12,$B$1,0,0))。其他以此类推。
第四回  更上层楼,自动批改习题卷
李逵与林冲关系不错,这一日一起在路边摊吃煎饼(此法省时省钱也)的时候,听林冲诉苦说来培训的学生太多,但只是批改考试卷就得要很长的时间。李逵说,“因为忙,好久没下馆子了,你请我吧,我保证十分钟帮你搞定。”林冲看李逵不像是说假话,就答应了,到了西山酒店,吃饱喝足之后,李逵找到二嫂孙二娘,把林冲的烦恼告诉了她。孙二娘微微一笑,对林冲说,“林教头,我兄弟真没骗你,这事用Excel一会儿就能解决了。”
第一步:首先建立一个如图8所示的工作表,保存为“考试样卷.xls”。在E8单元格中输入公式“=SUM(E3:E7)”,这将用来统计学生答题的得分。
第二步:新建一个如图9所示的工作簿,保存为“答案样卷.xls”。
第三步:设置自动批改公式。打开工作薄“考试样卷.xls”,选中D3单元格,输入以下公式:
=IF(C3=[答案样卷.xls]Sheet1!B3,"正确",IF(C3="","未答",IF(AND(C3<>[答案样卷.xls]Sheet1!B3,C3<>[答案样卷.xls]Sheet1!C3,C3<>[答案样卷.xls]Sheet1!D3),"错误")))
选中E3单元格,输入以下公式:
=IF(D3="正确",5,IF(D3="未答",0,IF(D3="错误",-2)))
同时选中D3、E3,然后拖动填充柄将这两个单元格中的公式复制到下面各题相对应单元格中。
第四步:将两个文件保存在同一个文件夹中。这时打开“考试样卷.xls”,试着做一下题目,在“解答”下面的各个单元格中填写答案,就能自动显示对错,并打分了。
当然,以上只是一个简单的模型,到真正实用的层次还需要做很多的加工,如锁定非答题区域不让学生改动等。这得林教头自己去多学习,这里就不多讲了。

友   情   提   示
这个例子中孙二娘用到了IF函数,它的语法格式如下:
IF(逻辑语句,当逻辑值为真时返回的值,当逻辑值为假时返回的值)
如:IF(B3>=60000, "优秀", "称职"),它表示当B3单元格数值不小于60000时,这个单元格内容为“优秀”,否则此单元格内容为“称职”。IF函数能够嵌套使用,但最多只能嵌套7层。

第五回  他山之石  可以攻玉
在孙二娘的大力推广下,水泊梁山兴起一股使用Excel风,大大提高了工作、学习的效率。随着用户的增多,许多人都把自己制作得比较好的电子表格存为模板(保存的时候,在“保存类型”中选模板即可)上传到网络上。所以到后来,李逵基本上都不用自己做电子表格了,直接从网上下载别人制作的模板打开修改一下就可为己所用。这不,前几天他还从网上下载了一个Excel制作的生肖日历模板(

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